Software de Administración y Retención de Registros |GRM

El software de administración y retención de registros de GRM, parte central de la plataforma VisualVault ECM, está diseñado para preservar, proteger y gestionar la retención y destrucción de los documentos corporativos más importantes. Esta solución robusta respalda sus políticas de cumplimiento, gobernanza corporativa y gestión de información (RIM), mediante la automatización de procesos clave como retención y eliminación de documentos según normativa legal vigente. A diferencia de la gestión documental tradicional, enfocada en documentos en proceso, esta solución se centra en documentos finales—testimonios fehacientes de decisiones y transacciones.

¿Qué lo hace diferente?

• Automatización de políticas de retención: mediante tablas de retención documental (TRD), metadatos y reglas de negocio, el sistema identifica automáticamente qué registros conservar y cuándo destruirlos.

• Cumplimiento normativo garantizado: facilita auditorías, respuestas a investigaciones, litigios y cumplimiento con entidades como el Archivo General de la Nación.

• Control total: cada documento tiene un identificador único; el sistema registra su historial, el tiempo de vida y su destino final.

• Reducción de riesgos y costos: al eliminar registros obsoletos automáticamente, se disminuye el volumen de almacenamiento, se mejora la visibilidad de archivos inactivos y se optimizan recursos físicos y digitales.

• Auditoría y trazabilidad de registro: acceso histórico por documento, con evidencia clara del cumplimiento, ideal para contextos legales o regulatorios.

En suma, el Software de Gestión de Registros de GRM es una herramienta estratégica que fortalece la transparencia, el control documental y la eficiencia operativa.

Beneficios Clave

• Cumplimiento normativo corporativo garantizado

• Mitigación de riesgos legales y de retención indebida

• Automatización de retención y destrucción de registros

• Reducción de costos y espacio físico/digital

• Fácil acceso histórico para auditorías, investigaciones y litigios